ПЕРЕВОД В ЭЛЕКТРОННЫЙ ВИД ПРОЦЕССОВ УЧЕТА И ЖУРНАЛОВ В ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ:
- Предотвратит перерасход материалов.
- Защитит от возможных потерь, утраты ценностей.
- Обеспечит контроль за содержимым журналов.
- Сэкономит время сотрудников на заполнение журналов.
- Ускорит учёт большого количества событий.
- Позволит быстро находить нужную информацию со своего рабочего места.
КАК РАБОТАЕТ КИТ-ЖУРНАЛ?
- Пользователь входит в программу под своей учетной записью.
- Программа открывается с назначенными пользователю правами доступа к журналам. База данных хранится на сервере.
- Пользователю доступны журналы и задачи в соответствии с его правами доступа.
- Пользователь выбирает нужный журнал и нажимает кнопку создания записи. Открывается окно внесения данных.
- Пользователь вносит все данные в поля и нажимает "Создать запись". Запись добавляется в журнал.
- Пользователь выполняет назначенные системой задачи в журнале задач.
- Администратор, другие операторы (при наличии прав доступа) могут просматривать эти записи со своих рабочих мест.
- Если запись требуется внимания, программа направит оповещение на электронную почту ответственному лицу.
КАК КИТ-ЖУРНАЛ ОБЛЕГЧИТ ВАШУ РАБОТУ?
Вносите записи в журналы дистанционно через браузер
Пользователю доступны журналы в соответствии с назначенными правами доступа. В зависимости от формы журнала, создание записей происходит в 3-5 раз быстрее по сравнению с бумажными журналами. Работа с приложением осуществляется через браузер. Для бизнес-процессов можно предусмотреть автоматическое внесение записей в журналы.
Подписывайте записи электронной подписью
КИТ-Журнал поддерживает 2 вида подписи: простую электронную (на базе паролей), квалифицированную электронную. Программа отслеживает неизменность подписанных данных и действительность подписи. Подписывать записи электронной подписью также легко как и обычной. Предусмотрен функционал автоматического сбора подписей по электронной почте.
Находите и подписывайте неподписанные записи по всем журналам
КИТ-Журнал выполняет автоматический сбор подписей для записей в журналах. Эта функция позволяет сэкономить время сотрудников, а также обеспечивает наличие всех необходимых подписей в журналах.
Быстро находите интересующие записи
КИТ-Журнал позволяет мгновенно находить записи по журналам и каталогам. Непосредственно в журналах доступны также функции поиска, сортировки, фильтрации по значениям и столбцам. Реализован механизм пользовательских фильтров - можно задать свои условия, по которым будут отбираться только нужные записи.
Формируйте отчетные документы по записям в журналах
КИТ-Журнал позволяет формировать отчетные документы (акты, протоколы и др.). Реализован функциональный механизм формирования документов с поддержкой списков, таблиц, меток. Поддерживается создание документов как по одной, так и по нескольким записям в журнале.
Храните в журналах изображения и сложные данные
КИТ-Журнал обладает гибкими средствами настройки веб-приложения, позволяющими отображать сложные журналы. В состав платформы входит мощный редактор форм журналов. Поддерживаются колонки 11 типов. Колонки типа "файл" позволяют хранить в журналах любую информацию. Также предусмотрены колонки-списки (вложенные таблицы), справочники. КИТ-Журнал позволяет перевести в электронный вид любые формы журналов. Обеспечивается в удобной форме сбор и хранение данных, недоступных для бумажных журналов и электронных таблиц.
Организуйте совместную работу
КИТ-Журнал является многопользовательским приложением. Можно создавать неограниченное количество пользователей, включать их в группы. Реализованы механизмы разграничения прав доступа к журналам: просмотр записей, добавление записей, изменение записей, удаление.
Получайте оповещения по электронной почте
КИТ-Журнал позволяет настроить оповещения по электронной почте ответственных лиц о тех или иных событиях. Например, если была выявлена какая-либо неисправность оборудования, запись об этом вносится в журнал неисправностей оборудования. Если задан контрольный срок устранения неисправности, программа оповестит ответственного за оборудование сотрудника о необходимости устранения неисправности по электронный почте. Пользователь прямо из электронного письма может сделать отметку о выполнении, соответствующие записи в журнал будут внесены автоматически.
ПРИМЕРЫ ВЫПОЛНЕННЫХ ПРОЕКТОВ
Создание системы учета научных публикаций в ИВТЭ УрО РАН
- Формирование базы данных публикаций сотрудников научного учреждения;
- автоматический расчет ПРНД сотрудников;
- быстрый поиск и анализ данных;
- каталог научных изданий с импакт-факторами.
Создание системы учета транспортных средств и грузов
- Заказчик: производитель электрооборудования (свыше 4500 сотрудников), Приволжский ФО;
- фиксация всех событий въезда/выезда на/с территории предприятия;
- формирование электронного архива сопроводительных и разрешительных документов на грузы;
- предотвращение несанкционированного вывоза грузов с территории предприятия;
- обеспечение дистанционного доступа к журналам охраны сотрудникам службы безопасности.
Система управления жизненным циклом оборудования
- Заказчик: производственная фирма (700 сотрудников), Дальневосточный ФО;
- автоматическое отслеживание сроков ТО/поверки/калибровки/ремонта оборудования;
- автоматическое создание записей в журналах;
- формирование документов (акты ввода в эксплуатацию, акты выявления неисправностей и др.).
ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ
Стоимость внедрения электронных журналов в организации зависит от количества журналов учета и сложности автоматизируемых процессов.
Но с учетом экономии рабочего времени сотрудников можно говорить об окупаемости перехода на электронный учет в течение 1 года.
Общий алгоритм расчета экономической эффективности следующий:
1. Составить перечень всех журналов и формируемых документов.
2. Для каждого журнала определить количество записей в год, среднее время внесения записи.
3. Для каждого документа определить количество формируемых экземпляров в год, среднее время формирования.
4. Просуммировать общее затрачиваемое время - это время умноженное на стоимость человек-часа позволяет оценить возможную экономию.
Косвенные выгоды могут оказаться существенно значительней - своевременное устранение дефектов оборудования, проведение обслуживания, предотвращение инцидентов.