ПЕРЕВОД В ЭЛЕКТРОННЫЙ ВИД ПРОЦЕССОВ УЧЕТА И ЖУРНАЛОВ В ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ:
- Предотвратит перерасход материалов.
- Защитит от возможных потерь, утраты ценностей.
- Обеспечит контроль за содержимым журналов.
- Сэкономит время сотрудников на заполнение журналов.
- Ускорит учёт большого количества событий.
- Позволит быстро находить нужную информацию со своего рабочего места.
КАК РАБОТАЕТ КИТ-ЖУРНАЛ?
- Пользователь входит в программу под своей учетной записью.
- Программа открывается с назначенными пользователю правами доступа к журналам. База данных хранится на сервере.
- Пользователю доступны в главном окне ярлыки журналов и кнопки операций над журналами по внесению записей.
- Пользователь нажимает соответствующую текущей ситуации кнопку-операции. Открывается окно внесения данных.
- Пользователь вносит все данные в поля и нажимает "Создать запись". Запись добавляется в журнал.
- Администратор, другие операторы (при наличии прав доступа) могут просматривать эти записи со своих рабочих мест.
- Если запись требуется внимания, программа направит оповещение на электронную почту ответственному лицу.
КАК КИТ-ЖУРНАЛ ОБЛЕГЧИТ ВАШУ РАБОТУ?
Вносите записи в любой журнал прямо из главного окна
Пользователю доступны в главном окне ярлыки журналов и кнопки операций с журналами. Пользователь нажимает соответствующую текущей ситуации кнопку-операцию. Открывается окно внесения данных. После внесения всех данных запись добавляется в журнал. В зависимости от формы журнала, создание записей происходит в 3-5 раз быстрее по сравнению с бумажными журналами.
Подписывайте записи электронной подписью
КИТ-Журнал поддерживает 4 вида подписи: простую электронную (на базе паролей), квалифицированную электронную, Wacom и рукописную. Программа отслеживает неизменность подписанных данных и действительность подписи. Подписывать записи электронной подписью также легко как и обычной.
Находите и подписывайте неподписанные записи по всем журналам
КИТ-Журнал позволяет выполнять пакетную подпись записей в журналах. Эта функция позволяет сэкономить время сотрудников, а также мгновенно выявить количество неподписанных записей для каждого сотрудника.
Быстро находите интересующие записи
КИТ-Журнал позволяет мгновенно находить записи по всем журналам и справочникам. Запись можно открыть сразу из результатов поиска. Непосредственно в журналах доступны также функции поиска, сортировки, фильтрации по значениям и столбцам. Реализован механизм пользовательских фильтров - можно задать свои условия, по которым будут отбираться только нужные записи.
Формируйте отчетные документы по записям в журналах
КИТ-Журнал позволяет подключить шаблоны документов в формате RTF к журналам, чтобы формировать отчетные документы (акты, протоколы и др.). Реализован функциональный механизм формирования документов с поддержкой списков, таблиц, меток. Поддерживается создание документов как по одной, так и по нескольким записям в журнале.
Создавайте свои журналы, настраивайте колонки
КИТ-Журнал обладает мощным редактором форм журналов. Поддерживаются колонки 11 типов. Колонки типа "файл" позволяют хранить в журналах любую информацию. Также предусмотрены колонки-списки (вложенные таблицы), справочники. КИТ-Журнал позволяет перевести в электронный вид любые формы журналов. Обеспечивается в удобной форме сбор и хранение данных, недоступных для бумажных журналов и электронных таблиц. Наши инженеры помогут научиться создавать журналы.
Организуйте совместную работу
КИТ-Журнал является многопользовательской программой. Можно создавать неограниченное количество пользователей, включать их в группы. Реализованы следующие права доступа к журналам: чтение, чтение и изменение, чтение и подпись, чтение и подпись после блокировки, чтение и изменение после блокировки. Для совместной работы нужно установить клиентское приложение на компьютеры пользователей.
Получайте оповещения по электронной почте
КИТ-Журнал позволяет настроить оповещения по электронной почте ответственных лиц о тех или иных событиях. Например, если была выявлена какая-либо неисправность оборудования, запись об этом вносится в журнал неисправностей оборудования. Если задан контрольный срок устранения неисправности, программа оповестит ответственного за оборудование сотрудника о необходимости устранения неисправности по электронный почте. Пользователь прямо из электронного письма может сделать отметку о выполнении, соответствующие записи в журнал будут внесены автоматически.
ПРИМЕРЫ ВЫПОЛНЕННЫХ ПРОЕКТОВ
Создание системы учета научных публикаций в ИВТЭ УрО РАН
- Формирование базы данных публикаций сотрудников научного учреждения;
- автоматический расчет ПРНД сотрудников;
- быстрый поиск и анализ данных;
- каталог научных изданий с импакт-факторами.
Создание системы учета транспортных средств и грузов
- Заказчик: производитель электрооборудования (свыше 4500 сотрудников), Приволжский ФО;
- фиксация всех событий въезда/выезда на/с территории предприятия;
- формирование электронного архива сопроводительных и разрешительных документов на грузы;
- предотвращение несанкционированного вывоза грузов с территории предприятия;
- обеспечение дистанционного доступа к журналам охраны сотрудникам службы безопасности.
Система управления жизненным циклом оборудования
- Заказчик: производственная фирма (700 сотрудников), Дальневосточный ФО;
- автоматическое отслеживание сроков ТО/поверки/калибровки/ремонта оборудования;
- автоматическое создание записей в журналах;
- формирование документов (акты ввода в эксплуатацию, акты выявления неисправностей и др.).
ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ
- Приобретается основная лицензия "КИТ-Журнал", включает одно рабочее место.
- Приобретаются клиентские доступы по количеству компьютеров (кратно пяти), с которых нужно работать с системой.
- Пользователь может самостоятельно добавить свои формы журналов в программу, либо воспользоваться услугами наших инженеров.
- Конфигурация для службы заданий и оповещений разрабатывается только нашими инженерами.
- Установка программного обеспечения возможна как нашими инженерами (удаленно), так и пользователем самостоятельно.
- Возможны доработки системы под индивидуальные нужды клиента.
- Оказываются услуги технической поддержки разработчиком по e-mail, по телефону в течение 1 года (входит получение программных заплаток в случае их выхода и исправление критических ошибок в случае их обнаружения; возможность обновления на новые версии ПО).
- Передача прав на использование ПО осуществляется по лицензионному договору.
| Наименование | Описание | Цена |
| Платформа КИТ-Журнал | Основная лицензия, срок использования не ограничен. | От 25000 руб.* |
| Клиентский доступ, 5 компьютеров | Возможность работы на 5 дополнительных компьютерах. |
7500 руб.* |
| Служба заданий и оповещений | Автоматическое создание/изменение записей, оповещения по электронной почте, анализ записей. Включает разработку конфигурации. | От 15000 руб.* |
| Услуги по созданию индивидуальной конфигурации | Создание форм журналов по образцам клиента, настройка операций, создание шаблонов, групп пользователей | Индивидуально |
* - приведенные цены не относятся к готовым конфигурациям ("Информационная безопасность", "ОТ и ПБ", "Предрейсовые осмотры и путевые листы", "Аккредитация"). На готовые конфигурации действуют отдельные прайс-листы.
ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ
Стоимость внедрения электронных журналов в организации зависит от количества журналов учета и сложности автоматизируемых процессов.
Но с учетом экономии рабочего времени сотрудников можно говорить об окупаемости перехода на электронный учет в течение 1 года.
Общий алгоритм расчета экономической эффективности следующий:
1. Составить перечень всех журналов и формируемых документов.
2. Для каждого журнала определить количество записей в год, среднее время внесения записи.
3. Для каждого документа определить количество формируемых экземпляров в год, среднее время формирования.
4. Просуммировать общее затрачиваемое время - это время умноженное на стоимость человек-часа позволяет оценить возможную экономию.
Пример:
| № п/п | Наименование | Листов | Общее кол-во, шт. | Количество записей на бумажный экземпляр на лист | Количество записей в год | Секунд на 1 запись | Часов в год на заполнение |
| 1 | Журнал приемки и осмотра (испытания) переносных лестниц (стремянок) | 60 | 4 | 22 | 5280 | 75 | 110 |
| 2 | Журнал приема и осмотра лесов и подмостей | 60 | 4 | 22 | 5280 | 100 | 146,67 |
| 3 | Журнал проверок наличия и состояния огнетушителей | 60 | 4 | 30 | 7200 | 45 | 90 |
| 4 | Журнал дефектов и неполадок с оборудованием | 60 | 4 | 26 | 6240 | 45 | 78 |
| 5 | Журнал регистрации технического состояния и выпуска на линию ТС | 60 | 4 | 18 | 4320 | 60 | 72 |
| 6 | Журнал учета выдачи водителям путевых листов | 60 | 4 | 18 | 4320 | 70 | 84 |
| 7 | Журнал технического обслуживания | 60 | 4 | 32 | 7680 | 60 | 128 |
| ИТОГО, часов в год по компании: | 28 | 708,67 | |||||
| ИТОГО, рублей (при стоимости человек-часа 600 рублей): | 425200,00 |
В приведенном примере применение КИТ-Журнал не только избавит от бумажных журналов, но и сэкономит минимум 280000 рублей (при повышении производительности в 3 раза).
Косвенные выгоды могут оказаться существенно значительней - своевременное устранение дефектов оборудования, проведение обслуживания, предотвращение инцидентов.