Переведите учет параметров, формирование документов и ведение журналов в электронный вид!
Электронные журналы учета и формирование документов для всех подразделений. Простая и квалифицированная электронные подписи в журналах и документах. Комиссионные подписания и оповещения по почте.
Автоматизация сложных шаблонов и документов. Разработка индивидуальных конфигураций от 30 рабочих дней!
Переход на КИТ-Журнал:
- Предотвратит перерасход материалов.
- Защитит от возможных потерь, утраты ценностей.
- Обеспечит контроль за содержимым журналов.
- Сэкономит время сотрудников на заполнение журналов.
- Ускорит учёт большого количества событий.
- Позволит быстро находить нужную информацию со своего рабочего места.
Рассчитать стоимость
КОГДА ПРИМЕНЯТЬ?
Решения на платформе КИТ-Журнал подойдут для различных случаев в организации. Вот примеры некоторых сценариев:
1. Соответствие нормативным требованиям.
Для отраслей, требующих строгого соблюдения нормативных требований, таких как фармацевтика или пищевая промышленность, КИТ-Журнал может помочь вести подробные записи и гарантировать, что вся документация является точной и подписана в электронном виде, что снижает риск человеческих ошибок и несоблюдения требований.
2. Программы обучения.
Система может облегчить проведение электронных тестов и оценок, обеспечивая немедленную обратную связь и отслеживая прогресс.
3. Графики технического обслуживания.
С помощью КИТ-Журнал можно эффективно управлять регулярными графиками технического обслуживания, автоматизировать регистрацию операций по эксплуатации и техническому обслуживанию оборудования, гарантируя своевременное выполнение всех необходимых задач.
4. Инициативы по контролю качества.
Процессы контроля качества можно усовершенствовать, используя КИТ-Журнал для отслеживания и документирования всех параметров производства, что позволяет осуществлять мониторинг и анализ производительности в режиме реального времени. 5. Повышение эффективности работы.
Фиксируя параметры производства в электронной форме, приложение может помочь оптимизировать эффективность работы, предоставляя быстрый доступ к историческим данным, что позволяет принимать обоснованные решения.
6. Подготовка к аудиту и инспекциям.
Во время аудита или проверки наличие всей документации в электронном виде с электронными подписями может значительно упростить процесс, гарантируя, что вся необходимая информация будет легкодоступной и точной.
ДЛЯ КОГО ПОДОЙДЕТ КИТ-ЖУРНАЛ?
Группы технического обслуживания и эксплуатации
Отделы обеспечения качества
Отделы по обеспечению соответствия и регулирования
Промышленные предприятия
КАК КИТ-ЖУРНАЛ ОБЛЕГЧИТ ВАШУ РАБОТУ?
Вносите записи в журналы дистанционно через браузер
Пользователю доступны журналы в соответствии с назначенными правами доступа. В зависимости от формы журнала, создание записей происходит в 3-5 раз быстрее по сравнению с бумажными журналами. Работа с приложением осуществляется через браузер. Для бизнес-процессов можно предусмотреть автоматическое внесение записей в журналы.
Подписывайте записи электронной подписью
КИТ-Журнал поддерживает 2 вида подписи: простую электронную (на базе паролей), квалифицированную электронную. Программа отслеживает неизменность подписанных данных и действительность подписи. Подписывать записи электронной подписью также легко как и обычной. Предусмотрен функционал автоматического сбора подписей по электронной почте.
Находите и подписывайте неподписанные записи по всем журналам
КИТ-Журнал выполняет автоматический сбор подписей для записей в журналах. Эта функция позволяет сэкономить время сотрудников, а также обеспечивает наличие всех необходимых подписей в журналах.
Быстро находите интересующие записи
КИТ-Журнал позволяет мгновенно находить записи по журналам и каталогам. Непосредственно в журналах доступны также функции поиска, сортировки, фильтрации по значениям и столбцам. Реализован механизм пользовательских фильтров - можно задать свои условия, по которым будут отбираться только нужные записи.
Формируйте отчетные документы по записям в журналах
КИТ-Журнал позволяет формировать отчетные документы (акты, протоколы и др.). Реализован функциональный механизм формирования документов с поддержкой списков, таблиц, меток. Поддерживается создание документов как по одной, так и по нескольким записям в журнале.
Храните в журналах изображения и сложные данные
КИТ-Журнал обладает гибкими средствами настройки веб-приложения, позволяющими отображать сложные журналы. В состав платформы входит мощный редактор форм журналов. Поддерживаются колонки 11 типов. Колонки типа "файл" позволяют хранить в журналах любую информацию. Также предусмотрены колонки-списки (вложенные таблицы), справочники. КИТ-Журнал позволяет перевести в электронный вид любые формы журналов. Обеспечивается в удобной форме сбор и хранение данных, недоступных для бумажных журналов и электронных таблиц.
Организуйте совместную работу
КИТ-Журнал является многопользовательским приложением. Можно создавать неограниченное количество пользователей, включать их в группы. Реализованы механизмы разграничения прав доступа к журналам: просмотр записей, добавление записей, изменение записей, удаление.
Получайте оповещения по электронной почте
КИТ-Журнал позволяет настроить оповещения по электронной почте ответственных лиц о тех или иных событиях. Например, если была выявлена какая-либо неисправность оборудования, запись об этом вносится в журнал неисправностей оборудования. Если задан контрольный срок устранения неисправности, программа оповестит ответственного за оборудование сотрудника о необходимости устранения неисправности по электронный почте. Пользователь прямо из электронного письма может сделать отметку о выполнении, соответствующие записи в журнал будут внесены автоматически.
ПРЕИМУЩЕСТВА
Интерфейс
Интерфейс оптимизирован для работы с большими массивами данных – удобно находить и быстро просматривать информацию.
Сертификаты простой подписи
Встроенный выпуск сертификатов простой электронной подписи для пользователей – можно без дополнительных затрат обеспечить возможность сотрудникам подписывать записи журналов и документов.
Сбор подписей сотрудников
Сбор подписей и выполнение задач пользователями по электронной почте – не нужно искать неподписанные записи, беспокоиться о не заполненных полях или о необходимости формировать акты, система сама сделает и оповестит.
Юридическая значимость
Полная юридическая значимость всех действий в системе – можно полностью отказаться от бумаги.
Учет событий
Настраиваемая система логирования ВСЕХ событий в системе – можно задать регистрируемые параметры.
Все журналы
Платформа позволяет автоматизировать ВСЕ виды журналов учета – не нужно какие-то формы отдельно вести на бумаге.
Синхронизация с внешними системами
Возможность настройки синхронизаций с внешними системами (через csv файлы либо SQL-запрос) – данные по сотрудникам всегда актуальны, не нужно вручную следить за актуальностью данных
Разграничение доступа
Гибкая подсистема разграничения доступа (настройка видимости разделов и полей) – можно реализовать произвольную модель разграничения прав доступа.
КАК РАБОТАЕТ КИТ-ЖУРНАЛ?
- Пользователь входит в программу под своей учетной записью.
- Программа открывается с назначенными пользователю правами доступа к журналам. База данных хранится на сервере организации.
- Пользователю доступны журналы и задачи в соответствии с его правами доступа.
- Пользователь выбирает нужный журнал и нажимает кнопку создания записи. Открывается окно внесения данных.
- Пользователь вносит все данные в поля и нажимает "Создать запись". Запись добавляется в журнал.
- Пользователь выполняет назначенные системой задачи в журнале задач.
- Администратор, другие операторы (при наличии прав доступа) могут просматривать эти записи со своих рабочих мест.
- Если запись требуется внимания, программа направит оповещение на электронную почту ответственному лицу.
- При необходимости автоматически формируются планы-графики различных действий.
КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМЫ
Веб-приложение
Система управления базами данных
Служба заданий и оповещений
ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ
Сбор исходных данных
Заказчик предоставляет опросный лист, формы журналов, документов и регламентов, которые должны быть автоматизированы.
Создание индивидуальной конфигурации
Аналитики КИТ-Дистрибуция проектируют и согласуют с заказчиком структуру и алгоритмы работы системы (техническое задание). Инженеры реализуют конфигурацию на платформе КИТ-Журнал, формируют установочные пакеты, предоставляют заказчику.
Установка компонентов системы на сервер заказчика
Виртуальный или физический, выполняется дистанционно нашими инженерами либо заказчиком самостоятельно.
Внесение исходных данных
Заполнение списков, каталогов, настройка почты для оповещений. Предусмотрен импорт данных из файлов и настройка синхронизаций с системами заказчика.
Настройка системы
Установка параметров, реализация модели разграничения доступа, настройка LDAP, параметров логирования.
Обучение сотрудников
Обучение администраторов, ответственных пользователей, предоставление документации.
КИТ-Журнал работает сам
Задачи приходят на почту сотрудникам для исполнения, формируются записи в журналах и документы.
Сравнение КИТ-Журнал с альтернативами
| Параметр | КИТ-Журнал | ERP-системы | Ручной способ + электронные таблицы |
| Ввод данных | Синхронизация с кадровой системой, SQL-запросы, импорт, ввод | Импорт, ввод | Ввод в электронные таблицы, заполнение журналов вручную |
| Механизм автоматизации | Настраиваемая служба заданий и оповещений (триггеры, действия), возможность автоматизации произвольных процессов | Графический конструктор процессов | Шаблоны, макросы |
| Подсистема ведения журналов | Все формы журналов с электронной подписью и формированием печатных форм за произвольный период с полной юридической значимостью. Механизм сбора электронных подписей по электронной почте | Ограниченное количество форм журналов (добавление новых форм затруднено), без электронных подписей | Бумажные журналы, распечатываемые таблицы для простановки подписей вручную |
| Подсистема формирования актов и документов | Все документы (приказы, акты, согласия, протоколы) формируются автоматически и подписываются электронными подписями. Реализовано комиссионное подписание файлов по электронной почте | Документы формируются системой. Могут быть подписаны вручную либо в корпоративных системах ЭДО. Отдельные документы могут быть подписаны электронной подписью | Документы формируются вручную на основе шаблонов. Могут быть подписаны вручную либо в корпоративных системах ЭДО. |
| Подсистема инструктажей | Предусмотрено механизм планирования и проведение инструктажей (учебный материал + тесты). Полностью автоматизированная процедура назначения, планирования, проведения обучений с формированием отчетных документов и записей в журналах | Ручное назначение и проведение инструктажей, частичная автоматизация | Проведение инструктажей вручную, с последующим ручным заполнением журналов |
| Подсистема задач | Автоматизированная подсистема назначения и выполнения задач сотрудникам. Сотрудники оповещаются о задачах по электронной почте, могут подтверждать выполнение задач непосредственно из писем | Задачи внутри системы | Исполнение процессов самостоятельно |
| Подсистема электронных подписей | Квалифицированная электронная подпись и простая электронная подпись. Простая электронная подпись формируется внутри системы. Сбор электронных подписей по электронной почте, подписание всех печатных форм | Частичное применение квалифицированной электронной подписи | Ручная подпись |
| Подсистема разграничения доступа | Гибкая настройка разграничения доступа вплоть до полей журналов. Поддерживаются политики авторизации, группы, роли, разграничение доступа между подразделениями/филиалами, LDAP | Разграничение доступа между подведомственными организациями | Нет |
| Подсистема учета событий | Гибкая настраиваемая подсистема журналирования всех событий в системе (вход/выход, действия в программе и пр.) | Регистрация заданных событий | Нет |
ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ
Стоимость внедрения электронных журналов в организации зависит от количества журналов учета и сложности автоматизируемых процессов.
Но с учетом экономии рабочего времени сотрудников можно говорить об окупаемости перехода на электронный учет в течение 1 года.
Общий алгоритм расчета экономической эффективности следующий:
1. Составить перечень всех журналов и формируемых документов.
2. Для каждого журнала определить количество записей в год, среднее время внесения записи.
3. Для каждого документа определить количество формируемых экземпляров в год, среднее время формирования.
4. Просуммировать общее затрачиваемое время - это время умноженное на стоимость человек-часа позволяет оценить возможную экономию.
Косвенные выгоды могут оказаться существенно значительней - своевременное устранение дефектов оборудования или производства, проведение обслуживания, предотвращение инцидентов.
СТОИМОСТЬ И СРОКИ ПЕРЕВОДА УЧЕТА В ЭЛЕКТРОННЫЙ ВИД
Стоимость перехода на электронные журналы учета с КИТ-Журнал складывается из:
- стоимости лицензии (от 789000р.);
- стоимости услуг по созданию индивидуальной конфигурации (от 300000р.);
- стоимости реализации дополнительных пожеланий либо требований заказчика (индивидуально).
Как правило, индивидуальные решения начинаются от 1 млн. рублей, а минимальные сроки реализации проектов составляют около 1 месяца.
ПРИМЕРЫ ВЫПОЛНЕННЫХ ПРОЕКТОВ
Создание системы учета научных публикаций в ИВТЭ УрО РАН
- Формирование базы данных публикаций сотрудников научного учреждения;
- автоматический расчет ПРНД сотрудников;
- быстрый поиск и анализ данных;
- каталог научных изданий с импакт-факторами.
Создание системы учета транспортных средств и грузов
- Заказчик: производитель электрооборудования (свыше 4500 сотрудников), Приволжский ФО;
- фиксация всех событий въезда/выезда на/с территории предприятия;
- формирование электронного архива сопроводительных и разрешительных документов на грузы;
- предотвращение несанкционированного вывоза грузов с территории предприятия;
- обеспечение дистанционного доступа к журналам охраны сотрудникам службы безопасности.
Система управления жизненным циклом оборудования
- Заказчик: производственная фирма (700 сотрудников), Дальневосточный ФО;
- автоматическое отслеживание сроков ТО/поверки/калибровки/ремонта оборудования;
- автоматическое создание записей в журналах;
- формирование документов (акты ввода в эксплуатацию, акты выявления неисправностей и др.).
ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ
Стоит ли тратить средства на внедрение системы автоматизации учета?
Имеет ли смысл откладывать внедрение системы автоматизации процессов учета?
У нас есть другие системы, зачем внедрять еще одну, интеграция сложна?
Что требуется для развертывания системы? Системные требования?
Для какого масштаба организаций подходит КИТ-Журнал?