КИТ-Журнал: охрана труда и пожарная безопасность для бизнеса

Средство контроля за ведением журналов в удаленных подразделениях в соответствии с требованиями регуляторов

«КИТ-Журнал» предназначен для руководителей и специалистов по охране труда и пожарной безопасности на средних и крупных предприятиях, которые заинтересованы в автоматизации процессов учёта.


«КИТ-Журнал» является программным средством автоматизации процессов ведения журналов учета.


Он позволяет быстро создавать большой объем юридически значимых записей в отличие от обычных электронных таблиц или бумажных журналов.

Как "КИТ-Журнал" предотвращает нарушения в подразделениях?

"КИТ-Журнал" обеспечивает распределенное ведение журналов регистрации в подразделениях с автоматизацией контроля за журналами.

Рассмотрим подробнее процесс ведения журналов учета с помощью "КИТ-Журнал":

  1. Сведения о сотрудниках (установочные данные) вносятся в "КИТ-Журнал" вручную либо синхронизируются с кадровой системой.
  2. В соответствии с должностями и сведениями о предыдущих инструктажах сотрудникам назначаются инструктажи и обучения. Инструктажи и обучения могут быть также назначены вручную.
  3. Работникам отправляются ссылки на обучающий материал для самостоятельного обучения.
  4. Ответственный сотрудник проводит инструктаж, обучение, принимает зачёт.
  5. Программа формирует в электронных журналах записи о проведенных инструктажах, генерирует необходимые протоколы и удостоверения.
  6. Работники и ответственные лица получают письма о необходимости расписаться в журналах.
  7. Ответственные сотрудники подписывают в электронном журнале с помощью квалифицированной электронной подписи (в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ) в клиентском приложении "КИТ-Журнал".
  8. Для удаленных сотрудников программой формируются и рассылаются скомпонованные записи в виде документа. Записи в документе содержат уникальные QR-коды.
  9. Сотрудник распечатывает полученный документ, расписывается в нужных графах, фотографирует и отправляет файл на почту, либо загружает в программу. Бумажный оригинал сдается ответственному сотруднику на хранение. Накопленные за определенный период бумажные оригиналы брошюруются.
  10. "КИТ-Журнал" по QR-кодам распределяет фрагменты по нужным записям в электронных журналах. Программа отслеживает записи с отсутствующими подписями и рассылает оповещения (непосредственно работникам либо ответственным).
  11. Далее программа отслеживает настроенные сроки для повторных инструктажей и повторяет весь алгоритм.


Таким образом, "КИТ-Журнал" предлагает следующие выгоды:

  1. Записи формируются программой - ликвидируется ручное заполнение журналов, неразборчивый почерк.
  2. Программа следит за полнотой и своевременностью заполнения журналов, оповещает ответственных сотрудников - предотвращает пропуск сроков инструктажей, частично заполненные записи, отсутствие подписей.
  3. Наличие достоверных сведений о состоянии журналов в удаленных подразделениях - разгружает сотрудников от сбора данных.
  4. Наличие оперативного доступа к журналам в удаленных подразделениях.
  5. Удостоверения и протоколы формируются программой автоматически  - удается избежать подготовки документов вручную.

В случае необходимости предъявить доказательства факта ознакомления сотрудника с информацией, работодатель сможет предъявить как распечатку электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, так и распечатку с настоящей рукописной подписью.

Дополнительные преимущества перехода на ведение журналов учета с помощью "КИТ-Журнал"

Юридическая значимость

Квалифицированная электронная подпись - инженеры по охране труда и ответственные лица используют квалифицированную электронную подпись в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ). Применение данного вида подписи полностью юридически обосновано, что подтверждается полученными независимыми юридическими заключениями и позицией Роструда. Квалифицированная электронная подпись приобретается в аккредитованных удостоверяющих центрах. Удостоверяющие центры предлагают в том числе комплексные тарифные планы, включающие лицензию на криптопровайдер и защищенный носитель.

Рукописная подпись простых работников - сброшюрованные листы с "мокрыми" подписями инструктируемых могут быть предъявлены проверяющим лицам.

Экономическая эффективность

Базовая лицензия на использование одного электронного журнала, заменяющего один физический журнал, за 1000 рублей является бессрочной.

В программу включены 20 основных форм журналов и 7 видов формируемых документов.

Экономию времени обеспечивают следующие моменты:

  1. Ликвидируется процесс ручного заполнения журналов (5-7 минут вносятся записи на каждого нового сотрудника в бумажные журналы, что даёт 80-120 часов рабочего времени на каждые новые 1000 сотрудников).
  2. Ликвидируется процесс ручного внесения записей о повторных инструктажах (3-4 минуты вносятся записи в бумажные журналы, что даёт 50-67 часов  рабочего времени на каждые 1000 сотрудников в год).
  3. Исключаются процессы ручной подготовки документов.
  4. Автоматизируются задачи контроля (корректности ведения журналов, получения данных из филиалов, сроки инструктажей).

Исключается риск штрафов, связанных с некорректным или неполным заполнением журналов учета.

Доступность информации в электронных журналах позволяет использовать ее в различных бизнес-процессах и для принятия решений.

Цифровизация бизнеса

Повышение производительности труда, перспектива полной автоматизации процессов обеспечения охраны труда и пожарной безопасности дает конкурентное преимущество в части снижения издержек.

Простота в использовании для рядовых сотрудников

С точки зрения простых сотрудников достаточно выполнять инструкции системы, распространяемые по электронной почте ("Провести инструктаж", "Требуется расписаться"). Предоставляются задачно-ориентированные видеоматериалы.

Проектный подход

Переход с бумажного процесса учета на электронный является комплексным проектом автоматизации.

В рамках проекта:

· формируются индивидуальные требования клиента по адаптации системы под конкретные сценарии использования и бизнес-процессы;

· составляется перечень необходимых доработок, список модификаций форм журналов и необходимых оповещений;

· определяются способы обучения персонала работе с системой (упрощенная пользовательская документация, обучающие задачно-ориентированные ролики);

· оценивается необходимость привлечения системных интеграторов для развертывания программного обеспечения "КИТ-Журнал" в подразделениях;

· выявляется необходимость привлечения компаний, поддерживающих существующие информационные системы клиента, с целью наладки информационного обмена (например, синхронизация списка сотрудников с кадровой системой).

Установка и пусконаладочные работы производятся дистанционно нашими инженерами.

Список поддерживаемых журналов

Комплект журналов по противопожарной безопасности, учету инструктажей по охране труда, электробезопасности.

Данный список может быть дополнен журналами клиента.

  1. Журнал регистрации огнетушителей. 
  2. Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности. 
  3. Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда. 
  4. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. 
  5. Журнал регистрации инструктажа по электробезопасности. 
  6. Журнал учета присвоения группы I по электробезопасности неэлектротехническому персоналу.
  7. Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников.
  8. Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности на рабочем месте.
  9. Журнал проверки противопожарного состояния помещений перед их закрытием по окончании работы.
  10. Журнал учета первичных средств пожаротушения.
  11. Журнал контроля состояния первичных средств пожаротушения. 
  12. Журнал вводного инструктажа по ГО и ЧС. 
  13. Журнал заседаний комиссий по проверке знаний требований охраны труда.
  14. Журнал заседаний комиссий по проверке знаний пожарной безопасности.
  15. Журнал заседаний комиссий по проверке знаний ПУЭ.
  16. Журнал заседаний комиссий по проверке знаний требований ППЗ ПБ.
  17. Журнал учета выдачи наряда-допуска на производство работ повышенной опасности и совмещенных работ.
  18. Журнал учета дорожно-транспортных происшествий.
  19. Журнал инструктажей водителей по безопасности движения.
  20. Журнал регистрации несчастных случаев.

Список формируемых документов

Документы формируются программой автоматически и могут быть сохранены / выведены на печать.

Данный список может быть дополнен документами клиента.

  1. Удостоверение ОТ. 
  2. Протокол ОТ.
  3. Удостоверение ПТМ. 
  4. Протокол ПТМ. 
  5. Протокол ПУЭ. 
  6. Удостоверение ПБ. 
  7. Протокол ПБ.