ПЕРЕВОД В ЭЛЕКТРОННЫЙ ВИД ПРОЦЕССОВ УЧЕТА И ЖУРНАЛОВ В ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ:


  1. Предотвратит перерасход материалов.
  2. Защитит от возможных потерь, утраты ценностей.
  3. Обеспечит контроль за содержимым журналов.
  4. Сэкономит время сотрудников на заполнение журналов.
  5. Ускорит учёт большого количества событий.
  6. Позволит быстро находить нужную информацию со своего рабочего места.

КАК РАБОТАЕТ КИТ-ЖУРНАЛ?

  1. Пользователь входит в программу под своей учетной записью.
  2. Программа открывается с назначенными пользователю правами доступа к журналам. База данных хранится на сервере.
  3. Пользователю доступны журналы и задачи в соответствии с его правами доступа.
  4. Пользователь выбирает нужный журнал и нажимает кнопку создания записи. Открывается окно внесения данных.
  5. Пользователь вносит все данные в поля и нажимает "Создать запись". Запись добавляется в журнал.
  6. Пользователь выполняет назначенные системой задачи в журнале задач.
  7. Администратор, другие операторы (при наличии прав доступа) могут просматривать эти записи со своих рабочих мест.
  8. Если запись требуется внимания, программа направит оповещение на электронную почту ответственному лицу.

КАК КИТ-ЖУРНАЛ ОБЛЕГЧИТ ВАШУ РАБОТУ?


Вносите записи в журналы дистанционно через браузер

Пользователю доступны журналы в соответствии с назначенными правами доступа. В зависимости от формы журнала, создание записей происходит в 3-5 раз быстрее по сравнению с бумажными журналами. Работа с приложением осуществляется через браузер. Для бизнес-процессов можно предусмотреть автоматическое внесение записей в журналы.

Подписывайте записи электронной подписью

КИТ-Журнал поддерживает 2 вида подписи: простую электронную (на базе паролей), квалифицированную электронную. Программа отслеживает неизменность подписанных данных и действительность подписи. Подписывать записи электронной подписью также легко как и обычной. Предусмотрен функционал автоматического сбора подписей по электронной почте.

Находите и подписывайте неподписанные записи по всем журналам

КИТ-Журнал выполняет автоматический сбор подписей для записей в журналах. Эта функция позволяет сэкономить время сотрудников, а также обеспечивает наличие всех необходимых подписей в журналах.

Быстро находите интересующие записи

КИТ-Журнал позволяет мгновенно находить записи по журналам и каталогам. Непосредственно в журналах доступны также функции поиска, сортировки, фильтрации по значениям и столбцам. Реализован механизм пользовательских фильтров - можно задать свои условия, по которым будут отбираться только нужные записи.

Формируйте отчетные документы по записям в журналах

КИТ-Журнал позволяет формировать отчетные документы (акты, протоколы и др.). Реализован функциональный механизм формирования документов с поддержкой списков, таблиц, меток. Поддерживается создание документов как по одной, так и по нескольким записям в журнале.

Храните в журналах изображения и сложные данные

КИТ-Журнал обладает гибкими средствами настройки веб-приложения, позволяющими отображать сложные журналы. В состав платформы входит мощный редактор форм журналов. Поддерживаются колонки 11 типов. Колонки типа "файл" позволяют хранить в журналах любую информацию. Также предусмотрены колонки-списки (вложенные таблицы), справочники. КИТ-Журнал позволяет перевести в электронный вид любые формы журналов. Обеспечивается в удобной форме сбор и хранение данных, недоступных для бумажных журналов и электронных таблиц.

Организуйте совместную работу

КИТ-Журнал является многопользовательским приложением. Можно создавать неограниченное количество пользователей, включать их в группы. Реализованы механизмы разграничения прав доступа к журналам: просмотр записей, добавление записей, изменение записей, удаление. 

Получайте оповещения по электронной почте

КИТ-Журнал позволяет настроить оповещения по электронной почте ответственных лиц о тех или иных событиях. Например, если была выявлена какая-либо неисправность оборудования, запись об этом вносится в журнал неисправностей оборудования. Если задан контрольный срок устранения неисправности, программа оповестит ответственного за оборудование сотрудника о необходимости устранения неисправности по электронный почте. Пользователь прямо из электронного письма может сделать отметку о выполнении, соответствующие записи в журнал будут внесены автоматически.

ПРИМЕРЫ ВЫПОЛНЕННЫХ ПРОЕКТОВ

Создание системы учета научных публикаций в ИВТЭ УрО РАН

- Формирование базы данных публикаций сотрудников научного учреждения;

- автоматический расчет ПРНД сотрудников;

- быстрый поиск и анализ данных;

- каталог научных изданий с импакт-факторами.

Создание системы учета транспортных средств и грузов

- Заказчик: производитель электрооборудования (свыше 4500 сотрудников), Приволжский ФО;

- фиксация всех событий въезда/выезда на/с территории предприятия;

- формирование электронного архива сопроводительных и разрешительных документов на грузы;

- предотвращение несанкционированного вывоза грузов с территории предприятия;

- обеспечение дистанционного доступа к журналам охраны сотрудникам службы безопасности.

Система управления жизненным циклом оборудования

- Заказчик:  производственная фирма (700 сотрудников), Дальневосточный ФО;

- автоматическое  отслеживание сроков ТО/поверки/калибровки/ремонта оборудования;

- автоматическое создание записей в журналах;

- формирование документов (акты ввода в эксплуатацию, акты выявления неисправностей и др.).

ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ

Стоимость внедрения электронных журналов в организации зависит от количества журналов учета и сложности автоматизируемых процессов.
Но с учетом экономии рабочего времени сотрудников можно говорить об окупаемости перехода на электронный учет в течение 1 года.
Общий алгоритм расчета экономической эффективности следующий:
1. Составить перечень всех журналов и формируемых документов.
2. Для каждого журнала определить количество записей в год, среднее время внесения записи.
3. Для каждого документа определить количество формируемых экземпляров в год, среднее время формирования.
4. Просуммировать общее затрачиваемое время - это время умноженное на стоимость человек-часа позволяет оценить возможную экономию.
Косвенные выгоды могут оказаться существенно значительней - своевременное устранение дефектов оборудования, проведение обслуживания, предотвращение инцидентов.